POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Dans le cadre de ses activités, Côté Santé se doit de recueillir, utiliser et communiquer des renseignements personnels.  Le respect de votre vie privée est de la plus haute importance et nous mettons tout en œuvre pour préserver la confidentialité des informations que nous détenons sur nos clients, notamment les renseignements personnels qui nous sont fournis. 

La présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») a pour objectif de vous exposer nos pratiques à l’égard de la collecte, l’utilisation et la conservation de vos renseignements personnels.  Elle s’applique donc à tous les renseignements personnels que vous nous fournissez et en nous communiquant des renseignements personnels, vous acceptez qu’ils soient traités conformément à la Politique.

1. À propos de Côté Santé et de sa responsable des renseignements personnels 

Côté Santé est une entreprise œuvrant dans le domaine de la vente de produits relatifs aux troubles du sommeil et offre certains services se rattachant à ce domaine. 

Côté Santé a désigné la personne responsable de la protection des renseignements personnels au sein de son entreprise.  N’hésitez-pas à communiquer avec lui si vous avez des questions ou commentaires à propos de la Politique ou à l’égard de la façon dont vos renseignements sont traités.  Vous pouvez également communiquer avec lui pour exercer vos droits en matière de protection des renseignements personnels.  

Vous pouvez joindre le responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

Isabelle Côté

355 Blv Gréber

Gatineau (Québec) J8T 6H8

rp@cotesante.ca

 1.819.246.2227

2. Collecte de renseignements personnels

Dans le cadre de nos activités commerciales et professionnelles, nous pouvons ou devons recueillir, selon les circonstances, plusieurs types de renseignements personnels, dont notamment: 

• Nom 
• Prénom 
• Adresse postale 
• Code postal 
• Adresse électronique 
• Numéro de téléphone
• Ordonnances médicales
• Coordonnées bancaires et informations financières
• Numéros d’identification d’un agent payeur
• Numéro de carte de crédit 
• Paramètres de navigateur, adresse IP ou autres informations collectées via les témoins (cookies)
• Genre ou sexe 
• Âge/date de naissance 
• Données médicales 
• Scolarité/formation 
• Profession 
• Description physique, incluant photos de profil et visage 
• Situation familiale/statut matrimonial 
• Signature

Ces renseignements sont collectés dans nos échanges avec vous, que ce soit par courriel, par téléphone, visioconférence (Zoom, Teams, etc.), en personne, par l’entremise de notre site Web ou de tout portail de partage d’information. 

Certains renseignements peuvent également être obtenus de sources publiques, telles le registre des entreprises, les réseaux sociaux et autres sites gouvernementaux.  

3. Utilisation des renseignements personnels

D’une façon générale, les renseignements personnels que nous recueillons ne sont utilisés que pour la vente de nos produits et la prestation de nos services professionnels en lien avec ceux-ci ainsi que pour nous conformer à nos obligations légales.  

Les renseignements personnels obtenus ne sont donc utilisés qu’aux fins suivantes :   

• vérifier de l’identité de nos clients
• fournir nos services à nos clients
• analyser vos résultats obtenus suite à votre examen ou l’utilisation de votre appareil
• déterminer quels sont les produits, services et traitements appropriés à votre situation
• déterminer l’efficacité d’un traitement et identifier des façons de l’améliorer
• établir et maintenir le contact avec vous
• administrer les dossiers de nos clients  
• répondre aux demandes et questions de nos clients
• administrer nos systèmes informatiques
• administrer notre site Web
• permettre la participation à des sondages, concours, promotions ou autres événements
• protéger nos clients contre les erreurs et la fraude
• surveiller et investiguer en cas d’incident et gérer les réclamations
• évaluer les besoins de nos clients et y répondre adéquatement
• évaluer – traiter les demandes d’emploi
• percevoir les sommes qui nous sont dues et au besoin, procéder à des mesures de recouvrement
• établir et maintenir nos relations professionnelles et commerciales
• répondre aux demandes acheminées via notre site Web
• remplir nos obligations légales, professionnelles et réglementaires

4. Partage des renseignements personnels

Les renseignements personnels que nous recueillons et détenons à l’égard de nos clients ne sont divulgués que lorsque nous avons obtenu le consentement de nos clients, sauf dans les situations où la loi ne l’exige pas.

Côté Santé peut, dans le cadre de ses activités, partager des renseignements personnels avec certains tiers (lesquels sont tenus aux mêmes obligations de protection de renseignements personnels auxquelles nous sommes assujetties), notamment :

• certains tiers mandatés pour réaliser certaines tâches dans le cadre de l’analyse de vos données pour permettre un meilleur diagnostic et traitement (techniciens de laboratoire, firmes offrant des services d’analyse de données à l’aide de logiciels d’enregistrement de données physiologiques, formes utilisant l’intelligence artificielle pour analyser certaines données médicales, etc.), lesquels pourraient avoir accès aux renseignements personnels que nous détenons et ce, strictement pour les fins des services qu’ils nous rendent;

• médecins référant, traitant ou interprétant, incluant la directrice médicale de l’entreprise;

• entreprises vous offrant des prestations ou indemnités pour nos produits et services (assureurs, Anciens Combattants Canada, CNESST, SAAQ, SSNA – Premières Nations (NIHB), Centre local d’emploi, etc.);

• certains tiers qui nous fournissent des services informatiques, Web et d’hébergement de données, lesquels pourraient avoir accès aux renseignements personnels que nous détenons et ce, strictement pour les fins des services qu’ils nous rendent;

• certains tiers qui offrent des services de livraison à domicile, lesquels pourraient avoir accès aux renseignements personnels que nous détenons et ce, strictement pour les fins des services qu’ils nous rendent;

• autorités gouvernementales et organismes de réglementation, incluant l’Ordre des inhalothérapeutes du Québec, le Collège des médecins du Québec et l’Ordre des Infirmières Et Infirmiers Auxiliaires du Québec et ce, lorsque la loi l’exige; et

• professionnels rendant des services à notre firme (conseillers juridiques, financiers, courtiers et agents d’assurance, banquiers, comptables).

Il se peut que vos renseignements personnels soient transférés à l’extérieur du Québec pour les fins particulières mentionnées à la présente Politique.

5. Durée de la conservation des renseignements personnels

Côté Santé ne conserve les renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins mentionnées à la présente Politique et pour nous conformer à nos obligations légales et déontologiques.  Ainsi, à compter de la date du dernier service rendu, les renseignements personnels qui y sont contenus sont archivés et pourront être détruits après l’expiration d’un délai de cinq (5) ans.

6. Droits que vous avez à l’égard de vos renseignements personnels 

Vous avez le droit d’être informé de l’existence des renseignements personnels qui vous concernent, de l’utilisation qui en est faite et du fait que ces renseignements personnels ont été communiqués à des tiers (et obtenir la liste des tiers auxquels des renseignements personnels ont été communiqués en conformité avec la présente Politique). 

Sous réserve des restrictions prévues dans les lois applicables, vous avez également le droit de consulter, sur demande, les renseignements que Côté Santé détient à votre égard. 

Si des renseignements personnels détenus à votre sujet par Côté Santé s’avèrent être inexacts ou incomplets, il vous est possible de nous demander d’apporter les corrections appropriées dans les meilleurs délais.

Vous avez également le droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels que nous détenons, de contester le traitement que nous faisons de vos renseignements personnels et de nous demander d’effacer ou détruire de tels renseignements personnels, sous réserve du respect de nos obligations légales, contractuelles ou déontologiques. 

Pour exercer tout droit en vertu de la présente Politique ou de la loi, vous devez adresser votre demande au responsable de la protection des renseignements personnels comme prévu à la section 1 de la présente Politique.

7. Mesures de sécurité mises en place par Côté Santé

Les renseignements personnels que nous collectons en conformité avec la présente sont conservés dans un environnement physique et technique sécurisé. L’accès au renseignements personnels est limité aux membres du personnel de Côté Santé qui en ont besoin et qui sont soumis à un devoir de confidentialité.

Les dossiers en support papier qui contiennent des renseignements personnels sont conservés dans des classeurs dont seuls nos employés ont accès.  Les renseignements personnels détenus sur support électronique sont protégés par des moyens techniques et technologiques (identifiants - mots de passe, sauvegarde automatique, logiciels anti-virus, murs pare-feu et autres logiciels technologiques).

Malgré notre engagement à maintenir un haut niveau de protection des renseignements personnels que vous nous communiquez, il nous est impossible de garantir que ceux-ci sont totalement à l’abri de violation, puisque aucun moyen de stockage, physique ou électronique, ne peut offrir de protection à 100%.    

8. Témoins (Cookies)

Notre site www.cotesante.ca utilise des témoins (cookies) pour son bon fonctionnement et assurer une expérience personnalisée.  En visitant notre site Web, vous consentez à l’utilisation des témoins par Côté Santé, quoiqu’il vous soit possible de les refuser, auquel cas il est possible que certaines fonctionnalités de notre site ne soient pas disponibles. 

9. Sites de tiers

La présente Politique ne vise pas les plateformes Web, les applications ou les pages de parties tierces accessibles via nos services, et nous ne sommes pas responsables de ces services externes. Si vous cliquez sur ces liens, il est fort probable que ces services tiers aient leurs propres politiques en matière de confidentialité, que vous devrez consulter avant de divulguer vos renseignements personnels.

10. Acceptation de la politique de confidentialité

En naviguant sur notre site, vous attestez avoir lu et compris la présente politique de confidentialité et en acceptez les conditions, en ce qui concerne plus particulièrement la collecte et le traitement de vos renseignements personnels, ainsi que de l'utilisation de fichiers témoins. 

11. Modification et mise à jour de la présente politique

Nous pouvons modifier la présente politique, de temps à autre, notamment afin d’assurer sa conformité avec le droit en vigueur.  Toute modification à la politique sera publiée par la publication d’une politique révisée qui inclura les changements apportés à celle-ci.

Version 2023-09-05

PRIVACY POLICY

In the course of its activities, Côté Santé needs to collect, use and communicate personal information.  Your privacy is of the utmost importance to us, and we make every effort to maintain the confidentiality of the information we hold about our customers, including the personal information provided to us. 

The purpose of this privacy policy (hereinafter the "Policy") is to explain our practices with respect to the collection, use and retention of your personal information.  It therefore applies to all personal information you provide to us, and by providing us with personal information, you consent to its treatment in accordance with the Policy.

 1. About Côté Santé and its Privacy Officer 

Côté Santé is a company specializing in the sale of products and services related to sleep disorders. 

Côté Santé has designated the person responsible for the protection of personal information within the company.  Please do not hesitate to contact him or her if you have any questions or comments about this Policy or the way your information is handled.  You may also contact him or her to exercise your privacy rights.  

You can reach the Privacy Officer at the following coordinates:

Isabelle Côté

355 Blv Gréber

Gatineau (Québec) J8T 6H8

rp@cotesante.ca

 1.819.246.2227

2. Collection of personal information

In the course of our business and professional activities, we may or must collect, depending on the circumstances, several types of personal information, including : 

• Name 
• First name 
• Postal address 
• Postal code 
• E-mail address 
• Phone number
• Medical prescriptions
• Bank details and financial information
• Paying agent identification numbers
• Credit card number 
• Browser settings, IP address or other information collected via cookies
• Gender 
• Age/date of birth 
• Medical data 
• Education/training 
• Profession 
• Physical description, including profile and facial photos 
• Marital status 
• Sign

This information is collected in our exchanges with you, whether by e-mail, telephone, videoconference (Zoom, Teams, etc.), in person, through our Web site or any information-sharing portal. 

Some information can also be obtained from public sources, such as company registers, social networks and other government sites.  

3. Use of personal information

In general, the personal information we collect is used only for the sale of our products and the provision of related professional services and to comply with our legal obligations.  

The personal information obtained is therefore only used for the following purposes:   

• verify the identity of our customers
• provide services to our customers
• analyze the results obtained following your examination or the use of your device
• determine which products, services and treatments are appropriate for your situation
• determine the effectiveness of a treatment and identify ways to improve it
• establish and maintain contact with you
• administer our customers' files  
• respond to customer requests and questions
• manage our IT systems
• administer our website
• allow participation in surveys, contests, promotions or other events
• protecting our customers against error and fraud
• monitor and investigate incidents and manage complaints
• assess our customers' needs and respond appropriately
• evaluate - process job applications
• collect amounts owed to us and, if necessary, take steps to recover them
• establish and maintain professional and commercial relations
• respond to requests sent via our website
• meet our legal, professional and regulatory obligations

4. Sharing personal information

The personal information we collect and hold about our customers is only disclosed when we have obtained the consent of our customers, except in situations where it is not required by law.

Côté Santé may, in the course of its activities, share personal information with certain third parties (who are bound by the same privacy obligations to which we are subject), including :

• certain third parties mandated to perform certain tasks in connection with the analysis of your data to allow for better diagnosis and treatment (laboratory technicians, firms offering data analysis services using physiological data recording software, forms using artificial intelligence to analyze certain medical data, etc.), who may have access to the personal information we hold strictly for the purposes of the services they provide;

• referring, treating or interpreting physicians, including the company's medical director;

• companies offering you benefits or compensation for our products and services (insurers, Veterans Affairs Canada, CNESST, SAAQ, NIHB, local employment centers, etc.);

• certain third parties who provide us with computer, Web and data hosting services, who may have access to the personal information we hold, strictly for the purposes of the services they provide to us;

• certain third parties who offer home delivery services, who may have access to the personal information we hold, strictly for the purposes of the services they provide to us;

• government authorities and regulatory bodies, including the Ordre des inhalothérapeutes du Québec, the Collège des médecins du Québec and the Ordre des Infirmières Et Infirmiers Auxiliaires du Québec, when required by law; and

• professionals providing services to our firm (legal advisors, financial advisors, insurance brokers and agents, bankers, accountants).

Your personal information may be transferred outside Quebec for the specific purposes mentioned in this Policy.

5. Length of time personal information is retained

Côté Santé retains personal information only as long as necessary for the purposes set out in this Policy and to comply with our legal and ethical obligations.  Thus, as of the date of the last service rendered, the personal information contained therein is archived and may be destroyed after the expiration of a period of five (5) years.

6. Your rights with respect to your personal information 

You have the right to be informed of the existence of your personal information, how it is used and whether it has been disclosed to third parties (and to obtain a list of third parties to whom personal information has been disclosed in accordance with this Policy). 

Subject to the restrictions set forth in applicable laws, you also have the right to consult, upon request, the information Côté Santé holds about you. 

If any personal information held about you by Côté Santé is found to be inaccurate or incomplete, you may request that we make the appropriate corrections as soon as possible.

You also have the right to withdraw your consent to the disclosure or use of personal information held by us, to challenge our processing of your personal information and to request that we erase or destroy such personal information, subject to compliance with our legal, contractual or ethical obligations. 

To exercise any right under this Policy or the law, you must address your request to the Privacy Officer as set out in section 1 of this Policy.

7. Safety measures implemented by Côté Santé

The personal information we collect in accordance with this policy is stored in a secure physical and technical environment. Access to personal information is limited to those Côté Santé employees who need it and who are bound by a duty of confidentiality.

Paper files containing personal information are kept in filing cabinets to which only our employees have access.  Personal information held electronically is protected by technical and technological means (identifiers - passwords, automatic backup, anti-virus software, firewalls and other technological software).

Although we are committed to maintaining a high level of protection for the personal information you provide to us, we cannot guarantee that it is completely secure, as no storage medium, physical or electronic, can offer 100% protection.    

8. Cookies

Our www.cotesante.ca website uses cookies to ensure its proper operation and a personalized experience.  By visiting our Web site, you consent to the use of cookies byCôté Santé, although you may refuse them, in which case certain features of our site may not be available to you. 

9. Third-party sites

This Policy does not cover third-party web platforms, applications or pages accessible via our services, and we are not responsible for these external services. If you click on these links, it is likely that these third-party services have their own privacy policies, which you should consult before disclosing your personal information.

10. Acceptance of privacy policy

By browsing our site, you acknowledge that you have read and understood this privacy policy and agree to its terms, particularly with respect to the collection and processing of your personal information and the use of cookies. 

11. Modification and updating of this policy

We may amend this Policy from time to time, including to ensure compliance with applicable law.  Any changes to the Policy will be published in a revised Policy that will include the changes made to the Policy.